PM專案管理

沒經驗可以當PM嗎?電子製造業的專案管理PM需要具備的能力真實經驗分享

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PM有分成好幾種,基本上在每個產業裡面都存在著PM這個職務,只要是跟「project專案管理」有關的,我們都可以把他歸類為PM。

這篇文章我會針對電子製造業的PM來做介紹,希望對沒經驗想當PM,或是想轉職到PM的朋友有些幫助。

PM的定義是什麼?

其中最常見的PM有以下三種:

Product Manager (產品經理)

產品經理為一個專案開始的前端PM,必須要先了解客戶的需求,跟業務共同討論符合客戶需求的規格,並制定好產品的規格。

主要是專注在產品上的PM,通常要對這個產品本身夠了解,包含到技術面的可行性,據我的了解至少要在這個產業5年以上,先了解了整個產品的架構後才有辦法勝任,難度相對高。

Project Manager (專案經理)

專案經理是在產品經理制定好規格之後才會接手的一個職位,最主要的工作內容就是要將產品經理開出的產品規格從0變成1。

在這個過程中會經過很多的階段,也必須要協調公司內外部在預計的Schedule內完成,專案經理專注在時程控管,難度相較於產品經理容易,也是PM入門最容易上手的一個職位。

Product Marketing (產品行銷)

產品行銷屬於專案經理的後端,是在專案經理把產品完成之後,將產品交給客戶之前最重要的推手。

產品行銷人員掌管一個產品所要傳遞給使用者的訊息及價值定位,並且清楚定義市場區隔分析、通路選擇以及產品上市的戰略。

PM需要具備的能力是什麼?

很多不了解PM在做什麼事情的人可能會覺得當PM很輕鬆,因為只需要出一張嘴就可以完成事情了,事實上不是的,其中有很多眉眉角角是在執行專案中會碰到的,沒有足夠的經驗值,就容易漏東漏西,搞錯重點,導致整個Schedule大delay。

那麼該怎麼減少錯誤發生並增加效率呢?首先你必須具備這些能力

能力(一)練習溝通,達到雙向交流,而非單向施壓

抱持著同理心是很重要的,當PM要告訴你的組員要做什麼事情時,首先要權衡事情的輕重緩急,當你的組員告訴你他手邊有其他案子在忙沒空時,先搞清楚為什麼你的組員必須要照你的指令做事,給個充分的理由,相信有很高的機率你的優先程度會往前的。

你要先判斷這件事的屬性,屬於重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、還是不重要又不緊急,如下表我會這樣做:

  • 重要且緊急:身為菜鳥你應該幫不上什麼忙,告訴你的主管請他協助處理吧!最害怕的是明明有問題又不說,導致出了大包就完蛋了。
  • 重要且不緊急:這是在處理專案最常遇到的狀況,也是身為PM最要注意的事情,當放著放著,他就很容易變成重要且緊急的事情,所以平時就要特別注意每個環節,避免問題發生。
  • 不重要但緊急:請自己當下把它解決了!
  • 不重要且不緊急:那不做也無所謂,不用糾結這類的事情了,操心別的事吧!

能力(二)不要把所有責任攬在自己身上

很多的PM習慣要掌握所有的事情,甚至到枝微末節的事情都要一一掌控,習慣把所有責任往自己身上堆,過度的責任心常常會讓你喘不過氣來,有時也容易陷入一個迴圈,讓自己變得鑽牛角尖。

在PM能力範圍外的事情:一定要記得highlight讓你的主管知道,請更高層的人來幫忙解決,千萬不能攬在自己的身上,如果這件事情非常的重要,會有人比你更緊張的。

能力(三)看事情要看大方向

這點非常重要,這也是RD跟PM最大的差別,RD擁有專業的技術背景,但在研發產品時,容易過度專注於他的目標,如果這時候RD不小心搞錯了重點,那他就會花了很多時間在做錯誤的事情。

此時身為PM的你必須抽離這個圈圈,告訴你的組員該怎麼做,例如:客戶其實最在意的是A,而你現在做的B約只要70分程度即可,這樣才能加速專案的進行。

能力(四)不懂就說不懂,不要裝懂,不懂就要問

新手PM常犯的錯誤之一,很多新鮮人怕被別人笑或是自以為懂了,但其實在執行的過程中卻常常會卡住,又不懂得問人,以至於產生了不必要的錯誤。

那麼你可以怎麼做?

  • 跟同樣是PM的前輩平常維持友好的關係,有需要時向他們請教問題,大部分的人都會很樂意幫助你。
  • 跟RD接觸時逮到機會就問,PM很重要的技能就是「學問」,學著該如何問,把事情的真相搞清楚,這時候「為什麼」要這樣做。
  • 平時也可以去進修一些跟專案管理有關的課程,提升自己的工作水平。

沒經驗可以當PM嗎?

答案是「可以的」

具體該怎麼做?這邊我分為兩個部份來解說

大學新鮮人想應徵PM的情況

這時你一定會想,沒有技術背景卻要管理一群具有研發技術的RD,同時還要管理你的客戶,最後控管你的Schedule,如期將產品完成,這不是天方夜譚嗎?

以前我也是這樣想的,但當我真正接觸到PM之後才了解,其實你真正要會的是「掌握大方向」,也就是我上面說的能力(三),你不需要很了解該怎麼做,你只要了解此時此刻該做什麼,然後把該做的事情分配給相對應的組員即可,在期限之內去關心他們執行的進度,確保專案的整體方向有符合客戶的需求。

剛開始在面試時一定會比較容易碰壁,因為會被質疑不懂技術,也不懂流程那怎麼做PM,這時你要展現的是你對專案管理的熱忱,不要太糾結於工作的內容,可以先從相關的工作慢慢學起,例如:PM兼業務一起做等等,先求沾上一點邊,待日後轉職可以選擇的機會絕對多很多。

從別的職位跳到PM的情況

這種情況轉職相對容易,最常見的情況是從RD轉職到PM,這種PM是具備技術背景的PM,但他們很容易太著重於細節,不到最完美不罷休,這時要調整自己的心態,適時要提醒自己你已經不是RD了,放下你原本每件事都自己來的習慣,學著分配工作給你的組員吧!

菜鳥PM該如何成長?

主動積極學習,遇到不會的事情就一直問,臉皮要厚,專案管理本身並不是很難,真正難的地方在於「人」,把人搞定之後幾乎事情就解決囉!

但是這需要至少1~2年左右,從經驗中慢慢摸索成長,到了突然某一天,你會感覺到茅塞頓開、豁然開朗的感覺,我曾經也是這樣,好像突然什麼都會做了,就是要靠時間慢慢累積!

你的價值取決於你成長的過程中,是否具備「不可取代性」,如果能做到這點的話就可以說是個成功的PM了。

以上是目前經驗總結的心得,希望對想當PM的新手來說有幫助。如果你覺得不錯記得幫我拍拍手喔,這都支持我創作的動力。

Mina
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